Cómo preparar tu empresa para VERI*FACTU antes de 2027: checklist para cerrar el año con todo al corriente

El cierre de 2026 no debería limitarse a revisar balances, facturas pendientes, conciliaciones bancarias o impuestos. Para muchas empresas también será el momento de comprobar que sus sistemas de facturación están preparados para los nuevos requisitos que deberán cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación.

Aunque habitualmente se utiliza el término VERI*FACTU para referirse a todo este cambio, conviene hacer una distinción. La normativa regula los requisitos que deben cumplir los Sistemas Informáticos de Facturación —SIF— y contempla dos modalidades de funcionamiento: los sistemas VERI*FACTU, que remiten los registros de facturación a la Agencia Tributaria, y los sistemas de emisión de facturas no verificables, que conservan esos registros dentro del propio sistema cumpliendo requisitos adicionales de seguridad, conservación y control.

Con los plazos actualmente vigentes, las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades deberán tener adaptados sus sistemas antes del 1 de enero de 2027. Para el resto de obligados tributarios incluidos en el Reglamento, la fecha límite será el 1 de julio de 2027.

Esto convierte los últimos meses de 2026 en una oportunidad para revisar la situación de la empresa con tiempo: identificar todos los puntos desde los que se factura, comprobar el software utilizado, revisar integraciones, realizar pruebas y preparar al equipo antes de que llegue la fecha obligatoria.

Empieza confirmando qué obligaciones afectan a tu empresa

Antes de comprar un nuevo programa o iniciar una migración, el primer paso debe ser confirmar cómo afecta la normativa a tu empresa.

El Reglamento de los requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación —RRSIF— afecta a empresarios y profesionales incluidos en su ámbito de aplicación que utilicen sistemas informáticos para soportar sus procesos de facturación.

No todas las empresas tienen necesariamente la misma situación. Existen particularidades relacionadas con el régimen fiscal, el territorio, determinadas operaciones y sistemas como el Suministro Inmediato de Información —SII—.

Por eso, antes de iniciar cualquier proyecto tecnológico, conviene validar la situación con el responsable fiscal de la empresa o con la asesoría.

Haz un inventario de todos los sistemas desde los que puedes emitir facturas

Uno de los errores habituales es pensar que la empresa utiliza un único programa para facturar cuando, en realidad, las facturas pueden originarse desde diferentes aplicaciones o canales.

Conviene revisar todos los puntos de emisión:

• ERP o software principal de gestión.
• Programas específicos de facturación.
• TPV de tiendas, restaurantes o establecimientos.
• Aplicaciones desarrolladas a medida.
• Tiendas online.
• CRM conectados con facturación.
• Plataformas de suscripción o facturación recurrente.
• Aplicaciones utilizadas por delegaciones o centros de trabajo.
• Programas sectoriales.
• Procesos automáticos conectados mediante API.
• Aplicaciones antiguas que todavía se utilizan para determinados clientes o series.

La pregunta que debería hacerse la empresa es muy sencilla:

¿Puede salir una factura desde algún sistema que todavía no hayamos revisado?

Si la respuesta es sí, ese sistema también debe formar parte del proyecto de adaptación.

Revisa si tu software de facturación está realmente preparado

Adaptarse a la normativa no consiste simplemente en añadir un código QR a una factura.

Los Sistemas Informáticos de Facturación afectados deben garantizar aspectos como la integridad, conservación, accesibilidad, legibilidad, trazabilidad e inalterabilidad de los registros de facturación.

Esto implica que el sistema debe estar preparado para registrar las operaciones realizadas y evitar modificaciones o eliminaciones de información sin la correspondiente trazabilidad.

Solicita la declaración responsable del software

Uno de los puntos que debes revisar antes de contratar o actualizar un programa es la declaración responsable correspondiente al Sistema Informático de Facturación.

La Agencia Tributaria establece que esta declaración corresponde al productor, fabricante o desarrollador del sistema.

La declaración responsable debe estar asociada al producto utilizado y estar accesible para el usuario.

Por tanto, no deberías basar la decisión únicamente en un mensaje comercial como “software compatible con VERI*FACTU”.

Pregunta al proveedor:

• Qué versión del programa estará adaptada.
• Si dispone de la correspondiente declaración responsable.
• Cómo puede consultar esa declaración el cliente.
• Qué actualizaciones serán necesarias.
• Si esas actualizaciones están incluidas en el mantenimiento.
• Qué ocurre si utilizas una versión personalizada del programa.

Decide qué modalidad utilizará tu empresa

El Reglamento contempla dos modalidades válidas de funcionamiento de los Sistemas Informáticos de Facturación.

Modalidad VERI*FACTU

En esta modalidad, el sistema remite a la Agencia Tributaria los registros de facturación correspondientes a las facturas emitidas.

La remisión se realiza electrónicamente y forma parte del propio funcionamiento del sistema.

Modalidad NO VERI*FACTU

En esta modalidad, los registros no se remiten de forma continuada a la Agencia Tributaria, sino que deben conservarse dentro del propio sistema respetando los requisitos establecidos por la normativa.

Esto implica mayores exigencias internas relacionadas con la conservación, seguridad, trazabilidad y protección de los registros.

La modalidad más adecuada dependerá de la operativa, la infraestructura tecnológica, las necesidades de la empresa y las recomendaciones de sus responsables fiscales y tecnológicos.

Revisa todas las series y tipos de facturas que utiliza el negocio

Una factura estándar no representa necesariamente toda la operativa de una empresa.

Antes de dar por válida la adaptación, prepara una lista con todos los escenarios que utilizas realmente:

• Facturas completas.
• Facturas simplificadas.
• Facturas rectificativas.
• Abonos.
• Devoluciones.
• Diferentes series.
• Diferentes establecimientos.
• Diferentes sociedades.
• Operaciones nacionales.
• Operaciones internacionales.
• Distintos tipos impositivos.
• Facturación recurrente.
• Facturas generadas desde ecommerce.
• Facturas creadas automáticamente mediante integraciones.

Cada uno de estos escenarios debería probarse antes de la puesta en producción definitiva.

Comprueba cómo se corrigen los errores

La trazabilidad es uno de los aspectos fundamentales del nuevo modelo.

Una factura o un registro de facturación no debería poder modificarse o desaparecer silenciosamente sin dejar constancia de la operación realizada.

Eso obliga a revisar cómo trabaja actualmente el departamento administrativo cuando detecta un error.

Antes de finalizar el año conviene realizar pruebas con situaciones como:

• Cliente incorrecto.
• NIF incorrecto.
• Importe equivocado.
• Factura duplicada.
• Error en los impuestos.
• Devolución de una venta.
• Factura rectificativa.
• Anulación de una operación.
• Error detectado varios días después.

Administración debería saber exactamente qué procedimiento debe seguir en cada caso antes de comenzar a trabajar con el sistema definitivo.

Comprueba el QR de tus facturas

Las facturas y facturas simplificadas emitidas mediante los Sistemas Informáticos de Facturación incluidos en la normativa deberán incorporar el correspondiente código QR tributario.

En la modalidad VERI*FACTU se incorpora además la referencia que identifica la factura como verificable en la Sede electrónica de la Agencia Tributaria.

Es importante no comprobar únicamente la vista previa dentro del programa.

Genera documentos reales en todos los formatos que utiliza la empresa:

• PDF.
• Factura impresa.
• Factura enviada por correo electrónico.
• Factura simplificada.
• Factura completa.
• Plantillas personalizadas.

Si has personalizado mucho el diseño de tus facturas, comprueba especialmente que el código QR aparece correctamente y no interfiere con otros elementos del documento.

Revisa certificados, usuarios y permisos

Una implantación puede estar técnicamente terminada y fallar durante la puesta en marcha por algo tan sencillo como un certificado caducado o un usuario sin permisos.

Incluye en el checklist:

• Certificados electrónicos utilizados.
• Fecha de caducidad.
• NIF o sociedad asociados.
• Usuarios autorizados para facturar.
• Usuarios que pueden rectificar operaciones.
• Permisos por empresa.
• Permisos por establecimiento.
• Procedimiento ante una incidencia.
• Responsable interno del sistema.

Si utilizas VERI*FACTU, también es especialmente importante comprobar la conectividad y el funcionamiento de las comunicaciones electrónicas.

Comprueba todas las integraciones

Una factura rara vez está aislada del resto de la empresa.

Puede originarse en ventas, afectar al almacén, generar un cobro y terminar registrada en contabilidad.

Por eso, las pruebas deben cubrir el circuito completo.

Ejemplo de circuito comercial

Pedido → Albarán → Factura → Registro de facturación → Cobro → Contabilidad.

Ejemplo de ecommerce

Pedido online → Pago → Cliente → Factura → Registro → Contabilidad.

Ejemplo de aplicación a medida

Aplicación interna → API → ERP → Factura → Registro → Respuesta → Contabilidad.

La prueba no termina cuando aparece un PDF correcto. Debes comprobar que todo el flujo continúa funcionando correctamente después de adaptar el sistema.

Aprovecha para limpiar los datos antes de migrar

Actualizar o cambiar el software también puede ser una buena oportunidad para mejorar la calidad de la información almacenada.

Antes de realizar una migración revisa:

• Clientes duplicados.
• NIF incorrectos.
• Direcciones incompletas.
• Series que ya no deberían utilizarse.
• Productos con impuestos mal configurados.
• Usuarios antiguos que siguen activos.
• Formas de pago duplicadas.
• Configuraciones históricas que han dejado de utilizarse.

Migrar información incorrecta únicamente traslada los problemas del sistema antiguo al nuevo.

Forma al equipo antes del cambio

La adaptación no es solamente un proyecto tecnológico. También cambia la forma en que determinadas personas trabajan con las facturas.

Administración, contabilidad y cualquier usuario autorizado para facturar deberían conocer:

• Qué cambia respecto al procedimiento actual.
• Cómo crear una factura.
• Cómo realizar una rectificación.
• Cómo actuar ante un error.
• Qué hacer ante un problema de comunicación.
• Quién es el responsable interno ante una incidencia.
• Cómo contactar con el soporte del software.

Una pequeña formación antes de la implantación puede evitar numerosos errores durante las primeras semanas.

Cómo organizar la adaptación durante los últimos meses de 2026

Para las entidades que presentan el Impuesto sobre Sociedades, el sistema deberá estar adaptado antes del 1 de enero de 2027.

Por eso, diciembre no debería ser el mes para empezar a buscar software.

Septiembre: auditoría

• Identificar todos los Sistemas Informáticos de Facturación.
• Revisar series y tipos de documentos.
• Localizar todas las integraciones.
• Comprobar certificados.
• Identificar procesos especiales.

Octubre: software y configuración

• Seleccionar o actualizar la solución.
• Comprobar la declaración responsable.
• Configurar empresas.
• Configurar establecimientos.
• Revisar series.
• Configurar usuarios y permisos.

Noviembre: pruebas

• Emitir facturas de prueba.
• Probar rectificaciones.
• Comprobar códigos QR.
• Validar integraciones.
• Comprobar contabilidad.
• Revisar ecommerce, CRM o aplicaciones propias.

Diciembre: piloto y puesta en marcha

• Formar a los usuarios.
• Ejecutar pruebas completas.
• Corregir incidencias.
• Documentar procedimientos.
• Definir responsables.
• Fijar la fecha definitiva de puesta en producción.

Checklist antes de finalizar 2026

Qué debes valorar al elegir el software adecuado

El precio es importante, pero no debería ser el único criterio a la hora de seleccionar un nuevo Sistema Informático de Facturación.

Cumplimiento

Comprueba que el producto dispone de la documentación correspondiente y que el fabricante mantiene claramente identificado el software y su versión.

Integración

La herramienta debería integrarse con la operativa de la empresa y evitar que los empleados tengan que introducir la misma información en distintos programas.

Facilidad de uso

Un sistema técnicamente avanzado pero difícil de utilizar puede aumentar los errores administrativos.

Soporte

Durante los primeros días de funcionamiento será especialmente importante poder resolver cualquier incidencia rápidamente.

Escalabilidad

Comprueba si la solución podrá admitir nuevos usuarios, sociedades, establecimientos, canales de venta o integraciones si la empresa crece.

Trazabilidad

Debe ser sencillo consultar qué ocurrió con una factura, cuándo se generó y qué operaciones posteriores se realizaron sobre ella.

Automatización

Cuanto mejor estén conectados pedidos, facturas, cobros, bancos y contabilidad, menor será el trabajo administrativo repetitivo y el riesgo de introducir información de forma incorrecta.

Seguridad y mantenimiento

Revisa quién mantiene el sistema, cómo se distribuyen las actualizaciones, cómo se protege la información y qué mecanismos de copia o recuperación existen.

Errores que pueden complicar la adaptación

Esperar hasta diciembre para buscar una solución

La instalación del programa es solamente una parte del proyecto. También puede ser necesario configurar datos, adaptar integraciones, formar usuarios y realizar pruebas.

Pensar que solo afecta al departamento de administración

La facturación puede estar conectada con ventas, almacén, ecommerce, producción, CRM, cobros y contabilidad.

Confiar únicamente en que el proveedor diga que su software es compatible

Solicita la información y documentación correspondiente al producto que vas a utilizar y comprueba cómo se gestionarán las futuras actualizaciones.

Probar únicamente facturas normales

Las rectificaciones, devoluciones y anulaciones suelen ser escenarios en los que aparecen más dudas. Deben formar parte de las pruebas.

Mantener un software antiguo para algunos clientes

Si un programa todavía puede generar facturas, debe formar parte del inventario de sistemas de la empresa. Un sistema olvidado puede convertirse en el punto débil de toda la adaptación.

Fuentes oficiales para revisar VERI*FACTU y los Sistemas Informáticos de Facturación

• Agencia Tributaria — Ampliación del plazo de adaptación de los Sistemas Informáticos de Facturación
• Agencia Tributaria — Sistemas Informáticos de Facturación y VERI*FACTU
• Agencia Tributaria — Preguntas frecuentes sobre sistemas VERI*FACTU
• Agencia Tributaria — Certificación y declaración responsable del Sistema Informático de Facturación
• BOE — Real Decreto 1007/2023, de 5 de diciembre